Plano de Ação: Como Fazer Para Alcançar Objetivos

Plano de ação para Microempreendedores: veja como priorizar suas ações e entender o ritmo do negócio.

Um plano de ação é uma ferramenta fundamental para transformar objetivos em ações tangíveis e alcançáveis. Ele envolve a identificação de metas específicas, a elaboração de estratégias para atingi-las e a definição de passos concretos para implementar essas estratégias. No contexto empresarial, um empreendedor pode utilizar um plano de ação para orientar suas atividades e garantir que seus esforços estejam alinhados com os objetivos do negócio.

Falar de negócio é algo que está intrinsecamente conectado à utilização de ferramentas de definição de metas e objetivos. Isso vale para qualquer tipo e tamanho de empresa. Criar um plano de ação é fundamental para a compreensão das prioridades que todos devem saber para que o gerenciamento seja bem conduzido.

Por que estou falando isso aqui? Porque todo negócio, para funcionar bem, precisa de ritmo. E para se ter ritmo, não basta apenas planejar e pensar que tudo sairá conforme planejado. É necessário criar planos de ação para otimizar os processos e reduzir os riscos, porque, pode ter certeza, sempre acontecerão coisas inesperadas durante a jornada. Isso é algo inevitável.

É o ritmo que vai fazer com que os objetivos sejam alcançados em menor ou maior tempo. E para se ter ritmo, é essencial ter disciplina. E para se ter disciplina, além de se ter consciência do que está fazendo, o empreendedor pode recorrer à utilização do Plano de Ação para ajudar no processo.

Além da redução de danos, o plano de ação também serve para se antecipar e prevenir consequências desagradáveis para o negócio. Conhecendo a ferramenta, é possível definir objetivos e metas que ajudam a manter o negócio mais equilibrado e mais focado.

O Plano de Ação é composto por quatro painéis com formatos visuais de fácil compreensão e aplicabilidade. O painel de Acompanhamento é informativo, ele serve para visualizar o resumo do andamento do plano, a Matriz de Impacto x Esforço é para definir objetivos e categorizar as ações, o Plano de Metas serve para estabelecer as tarefas, prazos e custos das ações, enquanto o Plano de Suporte Emocional é utilizado para determinar o ritmo da jornada.

Lembre-se de baixar a planilha através do formulário no final desta página. Assim, você conseguirá praticar bastante com todas as ferramentas de SincPlanner.

Estrutura do conteúdo:

Como criar um Plano de Ação para alcançar meus Objetivos

1. Criando o esboço do plano

2. Transcrevendo o objetivo e categorizando as ações

3. Definindo metas, prazos e custos

4. Entendendo o conceito do Suporte Psicoemocional

5. Utilizando a ferramenta de Suporte

Como criar um Plano de Ação para alcançar meus Objetivos

O modelo de Plano de Ação do método SincPlanner foi pensado para ser simples, prático e intuitivo. A ideia é que, ao definir o objetivo a ser alcançado, o empreendedor consiga planejar as etapas de forma que as implemente com facilidade, mantendo o foco e, ao mesmo tempo, sem se autocobrar excessivamente.

Eu, como profissional, sou uma pessoa que gosta de planejar as coisas começando da forma tradicional, ou seja, começando a implementação das ideias utilizando o bom e velho papel e caneta para criar o esboço. E é isso que recomendo aqui em qualquer planejamento que precise fazer: comece sempre escrevendo à mão a estrutura básica do seu plano.

Separe um pequeno caderno e uma caneta ou lápis e mantenha-os sempre ao lado do seu local de trabalho, para você utilizar sempre que precisar. Essa prática fará toda a diferença no desenvolvimento do seu negócio.

Agora, vamos entender como a ferramenta funciona e como utilizá-la? Como expliquei antes, o painel de Acompanhamento é um resumo da situação do seu plano. Com isso, falarei sobre ele durante a explicação do painel Metas, porque eles estão interligados. Vamos lá?

1° - Criando o esboço do plano

• O primeiro passo, antes de começar a digitar qualquer informação na planilha, é pegar o caderno e caneta para escrever o esboço do plano de forma orgânica.

• Com o caderno e caneta em mãos, escreva 'Plano de Ação' no cabeçalho e coloque a data do dia para ficar registrado um histórico. Se você conhece sobre os Kins, escreva também o do dia, se quiser.

• Agora, escreva claramente em destaque o que você pretende alcançar e, na mesma frase, explique o motivo por trás desse objetivo. Um exemplo seria: 'Iniciar o projeto SincPlanner na Internet para oferecer educação financeira aos Microempreendedores'.

• Percebe que, quando se escreve o motivo pelo qual se está pretendendo alcançar o objetivo, você também define o propósito? Isso enriquece o Plano de Ação, criando uma conexão entre esses dois conceitos. Essa clareza de propósito não apenas orienta as ações específicas, mas também te deixa alinhado ou alinhada com a finalidade do objetivo.

• Com o objetivo definido, reserve alguns minutos para reflexão. Projete a sua mente e visualize o momento exato em que alcançará seu objetivo e, com calma, comece a pensar nas principais etapas necessárias para chegar lá. Essa é a forma que eu sempre utilizei para planejar todos os projetos em que me envolvi na vida. Acredite, esse exercício será um diferencial ao elaborar as ações para alcançar o objetivo. Portanto, não pule esta etapa, faça do jeito que conseguir :)

• Lembre-se de otimizar a quantidade de ações para até treze etapas, correspondendo à quantidade na planilha. Caso a quantidade de ações definidas ultrapasse treze, considere a possibilidade de transformar o excesso em metas para a próxima etapa do processo.

• Agora, transcreva para o papel as ações para atingir o objetivo. Neste momento, não se preocupe com a perfeição da ordem; apenas coloque as ideias no papel.

• Após a transcrição das treze ações, verifique se há necessidade de reordená-las ou se estão na sequência correta. Este é o momento de definir a ordem e as prioridades do seu plano, do início ao fim. Se necessário, reordene em uma nova folha. Não se preocupe se for menos de treze, cada caso é um caso.

• Após explorar seu lado criativo, é essencial exercitar seu pensamento racional. Verifique se as ações imaginadas são alcançáveis e se estão dentro do seu orçamento. Se necessário, simplifique-as e busque alternativas mais acessíveis para alcançar o objetivo.

• Outra forma de exercitar seu pensamento racional é buscar referências, pesquisando sobre o assunto para saber se existem outras formas de alcançar o seu objetivo e se elas atendem a sua necessidade.

• Leia e releia o esboço quantas vezes achar necessário, deixe-o o mais coerente possível com a sua realidade, antes de começar a próxima etapa na planilha.

• Esboço finalizado? Percebeu como tudo ficou mais claro após fazer isso? Agora, abra a planilha para começar a montar seu Plano de Ação.

2° - Transcrevendo o objetivo e categorizando as ações

A Matriz Impacto x Esforço é uma ferramenta que te ajuda a escolher as melhores tarefas e a ordem de execução do seu projeto. Ela usa dois critérios: quanto custa fazer e quanto vale a pena fazer, qual o impacto que a ação causará em meu negócio.

A matriz divide as tarefas em quatro grupos: (1) as que valem muito a pena fazer e custam pouco, (2) as que valem muito e custam muito, (3) as que valem pouco e custam pouco e (4) as que valem pouco a pena fazer e custam muito caro. Ela te mostra quais tarefas têm mais impacto no seu projeto e quais exigem mais do seu esforço.

Quando você chegar nesta etapa, podem ocorrer conflitos de prioridades, pois as prioridades definidas no esboço seguem uma análise quantitativa, enquanto as prioridades definidas aqui requerem uma análise qualitativa das ações. Isso é bastante comum, e o importante é estar sempre consciente de que todo projeto deve seguir uma abordagem flexível para escolher os melhores métodos de execução das ações.

O procedimento ideal seria priorizar quantitativamente e qualitativamente as ações desde a etapa do esboço, para evitar conflitos e retrabalhos. No entanto, a dica que dou é seguir um passo de cada vez e reavaliar a ordem de prioridade na matriz, se necessário.

O mais interessante desta matriz é que ela nos permite perceber com outros olhos a forma como o plano deve ser seguido. Ao observar o impacto das ações no negócio e quanto esse impacto custará, traz outra compreensão sobre o projeto.

Agora, vamos ver como funciona na prática?

• Com o painel Objetivo expandido, digite o seu objetivo no campo azul claro e degradê, na tabela esquerda.

• Agora, insira cada ação seguindo a ordem e prioridade que definiu no esboço.

• O próximo passo é categorizar cada ação para ter uma compreensão qualitativa de cada etapa do processo, com base nas informações da Matriz de Impacto x Esforço.

• Para categorizar as ações, você deve analisar em cada uma delas qual o seu grau de impacto e de esforço; isso é algo muito subjetivo, e apenas você saberá qual análise fazer, de acordo com a sua necessidade.

• Leia cada ação, observe através da matriz colorida à direita qual grupo cada ação pertence e, em seguida, selecione na tabela à esquerda o grau do impacto e do esforço correspondente.

• Concluída a etapa de objetivo, o próximo passo é seguir para o painel de Metas.

3° - Definindo metas, prazos e custos

A primeira coisa que precisa ser compreendida é que não existe uma receita de bolo padronizada para o planejamento; tudo deve ser considerado, pois cada caso é único. Cada negócio possui sua própria história, valores, princípios e desafios específicos, e a combinação desses elementos influenciará direta ou indiretamente qualquer planejamento necessário.

O que existe como padrão são as ferramentas e regras de aplicabilidade. Para planejar, cada empreendedor precisa estar ciente do estado atual de seu negócio e de seus objetivos futuros. Compreendendo isso, torna-se mais fácil abordar as etapas de planejamento.

O Painel de Metas representa um desdobramento das ações necessárias para alcançar o objetivo. Detalha as etapas de cada ação a ser executada, permitindo uma abordagem mais específica no desenvolvimento do plano. Além disso, neste painel, é possível definir as datas, os custos associados a cada ação e verificar o status atual de cada tarefa.

Vamos agora explorar na prática como a ferramenta funciona.

• Como em todo planejamento, o primeiro passo consiste em estabelecer a linha de base do plano. Para isso, insira as datas de início e término no campo 'Planejado' no primeiro painel. Este prazo deve ser definido de acordo com suas necessidades; pense em quanto tempo é necessário para realizar todas as etapas.

• Para estabelecer os prazos com mais coerência, desenvolvi uma técnica denominada PQP. O primeiro 'P' indica quando eu PRECISO que a ação seja realizada, o 'Q' representa quando eu QUERO que a ação seja realizada e o último 'P' é quando eu POSSO executar a ação. Ao considerar esses três critérios, posso refletir de maneira mais abrangente e equilibrada sobre a melhor necessidade para definir o prazo de cada ação.

• Ao expandir o painel de Metas, observe que todas as ações, juntamente com suas categorias, que foram definidas no painel de Objetivos estão listadas aqui também.

• Agora é a hora de detalhar cada ação. Para isso, defina uma ou duas metas que serão essenciais para a conclusão da ação. Seja simples e objetivo. Pense da seguinte forma: que passo eu preciso dar para concluir minha ação?

• Após estabelecer as metas, é hora de definir os prazos para a realização de cada ação. Note que esse prazo possui um conceito atemporal. Isso significa que a distinção entre data de início e data de término será representada na descrição da ação. Por exemplo, 'Criar página inicial' (data de início) ou 'Finalizar a criação das aulas' (data de término). Compreendeu? Em caso de dúvidas, sinta-se à vontade para deixar um comentário.

• Dependendo da natureza da ação, pode haver a necessidade de um investimento financeiro associado. Verifique se suas ações demandam algum gasto e adicione essa informação no campo 'Custo'.

• A última coluna deste painel destina-se a medir o progresso de cada ação. À medida que você for concluindo as tarefas, informe o percentual de avanço. Isso facilitará a visualização da situação do plano de ação como um todo.

• Perceba que, ao concluir a inserção das informações no Painel Metas, o Painel Resumo também estará completo. Este painel apresentará quatro informações básicas: o custo total, o prazo planejado e real, o status indicando se o plano está atrasado ou não e, por último, o progresso geral do plano de ação.

• Após a conclusão, chegamos ao momento final desta etapa. Verifique se o prazo atende às suas necessidades ou se precisa de algum ajuste. Caso ajustes sejam necessários, faça-os e, em seguida, atualize o prazo planejado.

• E pronto, a partir de agora, seu plano está preparado para ser executado de maneira sistemática e organizada. Lembre-se, a linha de base é a linha de base; ela não deve ser alterada durante a execução do plano, senão você perderá uma referência verdadeira sobre o andamento. Vamos para a próxima e última etapa?

4° - Entendendo o conceito do Suporte Psicoemocional

O suporte psicoemocional é uma forma de ajudar os empreendedores a enfrentar as dificuldades e desafios ao longo de sua jornada. O objetivo é promover o bem-estar, a saúde mental e a produtividade ritmada.

Esta etapa do plano requer atenção especial para entender. Muitos de nós, como profissionais, não estamos habituados a lidar com emoções no ambiente de trabalho, principalmente devido à intensidade do dia a dia, o que nos leva a realizar as tarefas no automático, sem pausas para avaliar nossas emoções.

Pensando na melhoria do entendimento das emoções durante a gestão do negócio, trouxe e adaptei esta ferramenta, que tem como base fundamental a Cultura de Paz sob a ótica da Lei do Tempo.

Utilizando elementos básicos da psicologia das cores, a teoria sobre a geometria da natureza de Fibonacci e um resumo dos conceitos universais da Fundação para a Lei do Tempo, a ferramenta busca proporcionar uma abordagem abrangente e holística para o suporte psicoemocional do empreendedor.

Psicologia das Cores

A psicologia das cores é o estudo de como as cores afetam o comportamento, as emoções e as decisões das pessoas. Cada cor tem um significado e uma associação cultural que pode variar de acordo com o contexto, o público e o objetivo. Por exemplo, o vermelho pode transmitir paixão, energia ou movimento, dependendo de como é usado.

Teoria de Fibonacci

A sequência de Fibonacci é uma série numérica em que cada número subsequente é a soma dos dois números anteriores (por exemplo, 0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, etc.). Essa sequência está relacionada à proporção áurea e é observada em diversas manifestações da natureza, como flores, conchas, na disposição de folhas em caules, galáxias e até mesmo no corpo humano.

Cultura de Paz

A Cultura de Paz seguida pela Fundação para a Lei do Tempo é uma iniciativa que visa promover a harmonia, a cooperação e o respeito entre os povos e a natureza, baseada na sincronização com os ciclos naturais do tempo, oferecendo recursos educativos, eventos, projetos e redes de comunicação para difundir esta visão e inspirar as pessoas a se tornarem agentes de mudança positiva no mundo.

5° - Utilizando a ferramenta de Suporte

Depois de concluir toda a parte lógica do seu plano de ação, definindo metas e prazos, é o momento de explorar a dimensão psicológica por trás das informações que você criou para alcançar seus objetivos. Em outras palavras, todas as ações que você definiu carregam informações valiosas que auxiliam no progresso da sua trajetória até o objetivo.

Dentro dessa ferramenta, há várias interpretações possíveis, e as possibilidades são praticamente infinitas. À medida que você se familiariza com ela, notará diversas compreensões. No entanto, para simplificar, vamos adotar a abordagem mais básica. Pronto para começar?

Sua estrutura

• Observe que, no perímetro, existem quatro setas pontilhadas, cada uma indicando o comportamento de um conjunto de blocos. Essas setas têm o propósito de informar sobre as quatro fases pelas quais seu Plano de Ação irá passar.

• A primeira seta estabelece a base, informando quais são as ações psicoemocionais que formam o alicerce de sustentação do seu Plano de Ação.

• A segunda seta cria o ritmo do Plano de Ação, indicando quais são as ações psicoemocionais que ajudam a encontrar o melhor ritmo de execução para alcançar o objetivo.

• A terceira seta atua como um agente de transformação, auxiliando na manutenção do ritmo, agindo como catalisadora para impulsionar seu plano.

• A quarta e última seta informa quais são as ações psicoemocionais que elevam seu Plano de Ação a outro nível, com o objetivo de superar os desafios da jornada.

Sua utilização

Se o objetivo é para ser alcançado e o propósito cumprido, sendo assim, como posso executar meu Plano de Ação com mais coerência, equilíbrio emocional e harmonia?

• De acordo com os prazos que você definirá no Plano de Ação, a ferramenta Suporte gerará informações específicas para você analisar, refletir e agir conforme cada informação, tom por tom, um por vez.

• O primeiro tom é o do propósito; ele vai trazer o seguinte questionamento: Como atrair o que necessito para unificar o propósito ao objetivo? A resposta virá abaixo, informando uma das quatro cores (vermelho, branco, azul ou amarelo) para você ler a legenda e saber o que elas significam, além de informar a mensagem da ação para você refletir e agir conforme sua intuição.

• Cada tom informará o que você precisa trabalhar internamente para executar o Plano de Ação e alcançar o objetivo. O primeiro é o tom do Propósito, o segundo é do Desafio, o terceiro é do Serviço, o quarto tom é o da Forma e assim por diante, até chegar no décimo terceiro, o da Presença.

• O procedimento é o mesmo para os treze tons: ler o questionamento, identificar a mensagem da cor correspondente na legenda, ler a mensagem do bloco, refletir sobre a ação e agir conforme sua intuição.

Assim como na música, onde os tons são utilizados para criar harmonia, contraste e proporcionar diferentes sensações no ouvinte nas composições, cada um dos treze blocos desta ferramenta representa um tom natural do tempo. Esses tons têm a função de diferenciar as emoções informadas em todo o conjunto, proporcionando uma composição única para a trajetória emocional do seu Plano de Ação.

Procure aplicar gradualmente as mensagens que estão em cada bloco, refletindo sobre cada assunto e trazendo para a execução do Plano de Ação. Lembre-se, todo plano de ação necessita de pessoas para ser executado, e todas as pessoas, para conseguirem executar qualquer tarefa com excelência, precisam estar emocionalmente equilibradas.

Entender as emoções que frequentemente escapam à nossa percepção em nossas ações proporciona uma compreensão mais profunda de como podemos identificar oportunidades previamente não percebidas para superar nossos desafios.

Próxima aula

Agora, convido você a explorar outra aula importante para a gestão do seu negócio: Agenda: Crie seu Cronograma Multicultural. Essa ferramenta na planilha é bastante interessante e auxiliará na programação de suas campanhas. Boa leitura :)

Se tiver alguma dúvida em relação a SincPlanner, não hesite em entrar em contato via DM por aqui. Responderei assim que possível com todo prazer.

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