Gestão de Projetos: Controle a Produção dos Serviços e Produtos

Otimize resultados com a Gestão de Projetos, domine o controle da produção de serviços e produtos de maneira simples e prática.

Você sabe o que é gestão de projetos e como ela pode ajudar a sua empresa a alcançar melhores resultados? Nesta aula, explicarei o conceito, os benefícios e as ferramentas da planilha que você pode usar para otimizar os seus processos e organizar a sua produtividade.

O que é gestão de projetos?

Gestão de projetos é o conjunto de atividades que envolve o planejamento, a execução, o monitoramento e o encerramento de um projeto. Um projeto é um esforço temporário que tem um objetivo específico, um escopo definido, um prazo determinado e recursos limitados.

A gestão de projetos visa garantir que o projeto seja entregue dentro do escopo, do prazo, do orçamento e da qualidade esperados pelo cliente. Além disso, a gestão de projetos busca minimizar os riscos, as incertezas e os problemas que possam surgir durante o desenvolvimento do projeto.

Quais são os benefícios da gestão de projetos?

Uma forma de controlar a produção dos serviços e produtos de forma prática é usar um sistema de gestão integrado. Esse sistema permite acompanhar o fluxo de trabalho, os custos, os prazos e a qualidade dos processos produtivos. Assim, é possível identificar e corrigir problemas, otimizar recursos e aumentar a eficiência e a satisfação dos clientes.

Perceba que, na imagem abaixo, no primeiro círculo azul em planejamento operacional, o controle dos projetos se inicia quando o cliente descobre o seu negócio e solicita um serviço ou produto. Esse momento inicial é crucial para o processo, pois a partir desse ponto conseguimos compreender as necessidades dos clientes, possibilitando entregas alinhadas às suas demandas.

É precisamente nesse momento que o cliente avalia se estamos ou não preparados para atendê-lo da melhor maneira possível. Em muitos casos, a primeira impressão que ele terá sobre a organização do negócio praticamente determinará a aprovação do orçamento, caso ele precise escolher entre fornecedores com preços semelhantes.

Ter controle do que se produz, traz diversos benefícios para os empreendedores que a adotam, tais como:

Melhor aproveitamento dos recursos: uma boa gestão permite alocar os recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos de forma eficiente e racional, evitando desperdícios e retrabalhos.
Maior satisfação dos clientes: saber gerenciar a produção contribui para entregar produtos e serviços que atendam às necessidades e às expectativas dos clientes, gerando valor e fidelização.
Maior agilidade: a gestão de projetos facilita a adaptação às mudanças no ambiente externo e interno, permitindo responder rapidamente às demandas e às oportunidades que surgem.
Maior aprendizado: cuidar do processo produtivo do início ao fim, estimula o conhecimento sobre nosso próprio negócio e sobre os clientes.

Como utilizar a ferramenta de gestão de projetos?

O principal propósito desta ferramenta é permitir a realização do planejamento operacional e o monitoramento de cada projeto desde o início até a conclusão do serviço, incluindo a fase de pagamento. Ter uma compreensão precisa do estado de cada serviço ou produto é crucial para o controle das receitas.

Lembre-se de baixar a planilha através do formulário no final desta página. Assim, você conseguirá praticar bastante com todas as ferramentas de SincPlanner.

A ferramenta é composta por duas partes: o painel de gestão, que apresenta três gráficos com informações gerais sobre todos os projetos, e a tabela de banco de dados para cadastrar os detalhes específicos de cada projeto. Veja como utilizar:

Gestão de projetos - como controlar a produção de produtos e serviços

Painel de Gestão

Gráfico de Rosca: Este primeiro gráfico é para visualizar o valor total das receitas que são geradas nas contas PJ de cada negócio.
Gráfico de Colunas: Destinado a mostrar o progresso das receitas até os pagamentos serem realizados.
Legenda do Progresso: Esse espaço fornece informações sobre os parâmetros de progresso dos projetos, ajudando a entender o que está sendo representado.

Tabela Banco de Dados

Nota Fiscal: Utilize este campo para cadastrar os números das notas fiscais após a realização dos serviços ou entrega dos produtos. Além disso, registre o status "Cancelado" caso o cliente não aprove o orçamento ou "Recibo" caso seja um cliente Pessoa Física que não precise de nota fiscal.
Cliente: Insira o nome da empresa que está contratando os serviços.
Contato: Registre o nome da pessoa responsável pelo contrato.
Projeto: Crie um título para o projeto conforme enviado no orçamento.
Cidade: Indique a cidade onde o serviço será realizado ou a cidade de envio do produto.
Produto: Especifique o tipo de produto a ser entregue (ex.: foto, vídeo, brindes, camisa, etc.).
Preço: Insira o valor calculado na planilha de Orçamento.
Custo: Registre o valor do custo de produção calculado na planilha de Orçamento.
R$ Líquido: Este campo é calculado automaticamente, representando a diferença entre o Preço e o Custo.
Duração: Insira a duração total do serviço ou do processo de produção do produto.
Início: Coloque a data planejada para o início do serviço ou processo.
Término: A data de conclusão é calculada automaticamente.
Entrega: Indique a data planejada de entrega do produto.
Faturamento: Insira a data planejada de faturamento após a conclusão do serviço ou entrega do produto.
Avanço: Este campo destina-se a inserir o status de andamento de cada projeto.
Banco: Escolha o banco no qual o pagamento será efetuado. Essas opções estão vinculadas à ferramenta "NEGÓCIO: MEI - Principais Informações".

Como você pode ver, a gestão de projetos é uma prática essencial para o sucesso de qualquer negócio que deseja produzir serviços e produtos de forma prática e eficiente. Esta é uma etapa importante do seu planejamento e é nela que você conseguirá ter uma visão macro dos seus clientes e das suas receitas.

Lembre-se de adaptar os nomes das colunas de acordo com o seu processo produtivo. Essas células ficarão desbloqueadas para que você consiga alterá-las, caso você sinta a necessidade.

Próxima aula

Convido você a explorar outra aula importante para a gestão do seu negócio: Precificação: como calcular o preço de um produto ou serviço. Esta é uma ferramenta da planilha que você vai utilizar praticamente todos os dias em sua gestão. Boa leitura :)

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